Click here for english version

Trots att företag digitaliserar sina processer i allt större utsträckning, så finns det fortfarande en osäkerhet kring digitaliseringen av just avtalsdokument. Frågan om lagring, säkerhet, granskning och multipla signaturer samt det faktum att avtalshantering i sig är en komplicerad process bidrar till detta. Kanske tillhör du en av dem som tänker att ”avtal ska man inte digitalisera”? We beg to differ. Läs om fördelarna med att digitalisera avtal och arbeta med e-signering.

Vilka avtal kan man digitalisera?

När vi pratar om möjligheterna kring att digitalisera avtal så menar vi alla typer av avtal. Det kan vara allt från ett avtal mellan kund och leverantör vid ett köp, till samarbetsavtal, till hyresavtal etc. Det kan till exempel vara det avtal som uppstår när en kund vill ansöka om att starta ett konto i en bank som i vårt exempel längre ner. Vi vill hävda att alla avtal går att digitalisera och beskriver fördelarna med detta nedan.

3 fördelar med att skapa avtal i digitala formulär

digitala formulär avtal e-signering

Riskminimering

Digitala formulär säkerställer att avtalet innehåller rätt information och minimerar risken med felaktiga avtalstexter i lokalt lagrade versioner. Digitala avtalsmallar gör det möjligt att applicera olika synlighets-regler och minskar även risken att information uteblir eller visas felaktigt för kunden.

digitala formulär avtal e-signering

Tidsbesparingar

Genom att använda digitala formulär sparas värdefull tid, som istället kan läggas på annat. Pappersarbetet minimeras och inga långa avtal behöver skrivas ut. Avtalet kan skapas ute på fältet tillsammans med kund eller skickas till kunden direkt för signering – smidigt och enkelt!

digitala formulär avtal e-signering

Kopplingar till andra system

Det digitala formuläret kan med fördel kopplas till befintliga system och på så vis fånga upp och förifylla information om t ex kund och affär. All information kopplas ihop och säkerställer samtidigt att det finns rätt och uppdaterad kundinformation i bakomliggande system.

3 fördelar med att använda sig av e-signering

digitala formulär avtal e-signering

Hög säkerhet

De bästa e-signerings tjänsterna på nätet följer alla relevanta lagar och regelverk som exempelvis signaturlagen och eIDAS. Signeringen kan kopplas till olika identifieringsalternativ och på så vis bekräfta att rätt person/-er skriver under avtalet.

digitala formulär avtal e-signering

Spårbarhet

Till skillnad från pappersavtal möjliggör e-signering att enkelt se vart i processen avtalet befinner sig. Det är möjligt att se vem som signerat och vem som inte gjort det. Det är även möjligt att skicka påminnelser till den som är näst på tur att signera.

digitala formulär avtal e-signering

Kortare ledtider

Med e-signering kopplat till avtalen behövs inga fler utskrifter. Avtalet skickas direkt till mottagaren och en retur mottas i samma sekund som mottagaren signerar. Eventuella felaktigheter går snabbt att redigera och ett nytt avtal kan skickas på en gång.

Hur kan du använda digitala formulär/avtal och e-signering?

Det finns flera olika användningsområden för digitala formulär och e-signering. För att ge dig en idé om hur, presenterar vi ett exempel nedan för hur en av våra kunder underlättar sina kunders processer. Företaget, som är en av Sveriges ledande banker får dagligen in ansökningar från nya kunder via sin hemsida. För att kunna göra processen för att öppna ett konto snabbare och smidigare för dessa kunder använder sig banken av Sweet Forms för att ta fram standardiserade avtal som anpassas utifrån respektive kund. Avtal som sedan signeras med hjälp av tjänsten Scrive.

Så här går det till:

  1. Kunden går in på bankens hemsida och ansöker om att öppna ett konto.
  2. Onlineformuläret som är utformat via Sweet Forms startas och guidar kunden genom olika steg av godkännande och samlar in information.
  3. Beroende på vilka val kunden gör i formuläret öppnas olika sektioner upp för ifyllnad.
  4. Den information som kunden fyllt i blir underlag till det avtal som utformas och kunden kan förhandsgranska avtalet som en del av processen.
  5. Kunden godkänner avtalet genom att skriva under med e-signeringstjänsten Scrive som är kopplat till formuläret. Banken får all information och avtalet direkt in i sina bakomliggande system och kunden har direkt tillgång till sitt konto. Smidigt och enkelt!
I den digitala värld vi lever i idag förväntar sig kunderna att ett köp ska gå snabbt och smidigt och det krävs därför att vi anpassar oss efter denna förväntan. Banken i exemplet ovan sparar både tid och resurser samtidigt som de kan motsvara kundernas förväntningar. Detta tack vare tekniken som möjliggör digitala formulär och e-signering. För du inser säkert precis som vi gör, att: Digitala formulär + e-signering = sant!
digitala formulär e-signering

Kontakta oss

Vill du komma igång med digitala formulär och e-signering? Kontakta oss så hjälper vi dig.

Vi sparar dina uppgifter för att kunna svara på förfrågningar/supportärenden och för att kunna kontakta dig med information som ligger i ditt intresse. När du kontaktar oss ger du ditt samtycke till att Sweet Systems och Releye-koncernen lagrar dina personuppgifter. Vi sparar dina uppgifter till den dagen du inte längre vill ha någon kontakt med oss och du kan när som helst kontakta oss om du vill bli borttagen. Har du några frågor eller funderingar kring hur vi tillämpar GDPR och hur vi behandlar dina personuppgifter? Läs mer i vår Policy (länk i sidfot) eller kontakta oss på info@sweetsystems.se. För allmänna frågor kring GDPR och dina rättigheter som privatperson hänvisar vi dig till Datainspektionen.